عندما لا يشارك نظامان تجاريان المعلومات بشكل صحيح، يتم التعامل مع ذلك عادةً كإزعاج بسيط. يقوم شخص بتصدير جدول بيانات، وإصلاح بضعة صفوف، وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى زميل، ثم يقومون بتحميله في مكان آخر. يعمل الأمر، حتى يذهب ذلك الشخص في إجازة، أو يتضاعف حجم الطلبات، أو يحصل أحد الأنظمة على تحديث ويبدو الملف مختلفاً.
ما بدأ كحل سريع أصبح بهدوء شيئاً تعتمد عليه الشركة.
إعادة الكتابة هي التكلفة المرئية فقط
التكلفة الواضحة هي الوقت المستغرق في نسخ المعلومات من مكان إلى آخر. التكلفة الأكبر هي التأخير. يتم تلقي طلب، لكن مستويات المخزون لا تعكس ذلك حتى الغد. تأتي دفعة، لكن الحسابات لا تزال تظهرها كدين. أنهى الفريق العمل هذا الصباح، لكن المكتب لا يزال يعتقد أنه مفتوح.
يعمل الناس حول هذه الفجوات. يتصلون ببعضهم البعض للتحقق. يحتفظون بجداول بياناتهم الخاصة. يضيفون خطوات موافقة إضافية تحسباً. بمرور الوقت، تبني الشركة نظاماً ثانياً غير رسمي فوق الأنظمة الرسمية، وعادة ما يعيش في رؤوس عدد قليل من الموظفين ذوي الخبرة.
قرر أي نظام هو المسؤول عن ماذا
قبل ربط أي شيء، أطرح سؤالاً بسيطاً يتبين أنه مهم جداً: لكل معلومة، أي نظام له القول الفصل؟
إذا كان يمكن تغيير عنوان العميل في ثلاثة أماكن مختلفة، فأيها يفوز؟ إذا تم إلغاء فاتورة بعد إرسالها بالفعل إلى المحاسبة، فكيف تكتشف المحاسبة ذلك؟ إذا أرسل الماسح الضوئي نفس القراءة مرتين عن طريق الخطأ، فهل يجب أن ينشئ ذلك معاملتين؟
تبدو هذه أسئلة تقنية، لكنها في الواقع قرارات تجارية. الاتفاق عليها مقدماً يوفر الكثير من الارتباك لاحقاً. يمكن للاتصال نقل البيانات بشكل مثالي ومع ذلك نقل البيانات الخاطئة.
خطط للأمور التي تسير بشكل خاطئ
تفشل الاتصالات بين الأنظمة بطرق عادية. ينقطع الإنترنت. تنتهي صلاحية كلمة المرور. يغير المورد برمجياته. تصل المعلومات بالترتيب الخاطئ. يتوقع الاتصال الجيد هذا. إنه يلاحظ المشكلة، ويحتفظ بالمعلومات، ويحاول مرة أخرى بشكل معقول، ويجعل من السهل على شخص ما رؤية ما هو عالق وحله.
تحتاج المحاولة مرة أخرى إلى عناية. التحقق من مستوى المخزون مرتين لا يسبب ضرراً. إرسال نفس الدفعة أو نفس الشحنة مرتين يسبب ضرراً. تتعرف الاتصالات المبنية جيداً على الرسالة المكررة وتتجاهلها، بدلاً من معالجتها مرة ثانية.
اجعل المشاكل سهلة الرؤية
يجب أن يكون الاتصال الجيد قادراً على الإجابة على بضعة أسئلة واضحة في أي لحظة. كم عدد الطلبات التي وصلت اليوم؟ هل هناك أي طلبات معلقة؟ كم من الوقت انتظر أقدم طلب؟ هل فشل أي شيء، وهل يحتاج شخص ما إلى النظر فيه؟
أكثر التنبيهات فائدة هي تلك المتعلقة بالعمل، وليس الحواسيب. "طلب لم يصل إلى المستودع خلال ساعتين" أكثر فائدة بكثير من "الخادم مشغول".
من المفيد أيضاً مقارنة الإجماليات بانتظام بين الأنظمة: عدد الطلبات، إجمالي الفواتير، المخزون المتوفر. حتى الأنظمة الجيدة تنجرف ببطء عن بعضها البعض. لا يمكن لأحد أن يعد بأن شيئاً لن يسوء أبداً. ما يمكنك فعله هو اكتشاف المشاكل مبكراً، قبل أن تصبح مفاجآت مكلفة.
أصلح الاتصال الأكثر إيلاماً أولاً
لا يحتاج كل اتصال إلى أن يكون فورياً. تقرير المبيعات الذي يتم تحديثه طوال الليل غالباً ما يكون جيداً تماماً. أي شيء يتحكم في المخزون المتاح للبيع، أو يحرك الأموال، يحتاج إلى أن يكون أكثر موثوقية ومراقبة عن كثب.
مكان جيد للبدء هو رسم كيفية انتقال المعلومات حول الشركة، وحساب عدد المرات التي يتعامل فيها الناس معها يدوياً، وملاحظة المشاكل التي تستهلك أكبر قدر من الوقت. ثم أصلح الاتصال الأكثر إيلاماً أولاً. يمكن لرابط واحد صغير ومراقب جيداً إزالة مخاطر أكثر من مشروع منصة كبير لا ينتهي أبداً.
إذا تذكرت شيئاً واحداً
التكامل الجيد لا يتعلق بعدد الأنظمة التي ربطتها. بل يتعلق بوصول المعلومات الصحيحة إلى المكان الصحيح في الوقت الصحيح، والقدرة على رؤية ذلك بسرعة عندما لا يحدث.